LINUXSOFT.cz Přeskoč levou lištu
Uživatel: Heslo:  
   CZUKPL

> EGroupware IV. - Kontakty, Infolog

Další obyčejnou částí s neobyčejnými vlastnosti v EGroupware jsou kontakty a infolog (úkoly, poznámky a podobně). Neobyčejnými se stávají díky propojení na ostatní uživatele a součásti EGroupware.

14.4.2011 00:00 | Petr Bravenec | Články autora | přečteno 5336×

Kontakty

Podobně jako u pošty, i kontaktů by se mohlo zdát, že nemohou nabídnout nic, co by nebylo součástí běžných poštovních programů. Bezkonkurenční nástroj, alespoň při srovnání se samostatnými poštovními klienty (Thunderbird), dělá z evidence kontaktů až integrace s ostatními komponentami EGroupware.

Užitečnou vlastností kontaktů v EGroupware je možnost vlastního rozšiřování. Ačkoli tvůrci EGroupware zabudovali do kontaktů úctyhodné množství položek, určitě byste při každodenním použivání přišli na množství dalších údajů, které byste chtěli evidovat. Je-li váš marketing postavený na obvolávání potenciálních zákazníků, jistě si své kontakty rozšíříte o data jako "První kontakt se zákazníkem", "Poslaná nabídka", "Ověření nabídky" či "Zákazník nemá zájem".

Jakmile se komunikace se zákazníkem dostane na vyšší úroveň, přestanou vám stačit i uživatelsky definované položky a začnete připojovat ke svému kontaktu další komponenty EGroupware, například záznamy v infologu.

Infolog

Když jsem se poprvé setkal s EGroupware a začal jsem zkoumat jeho možnosti, termín "Infolog" mne dokonale zmátnul. Moje představa infologu byla, že jde o cosi ne zcela nepodobného blogu, snad jen s tím rozdílem, že jednotlivé záznamy nezačínají frází "Milý blogísku...", nýbrž "Zápis z jednání". Pletl jsem se.

Jak jsem začal do EGroupware pronikat, moje představa o infologu se začala měnit. Dnes si představuji jednotlivý záznam v infologu spíš jako list papíru, na který si můžete napsat či vytisknout prakticky cokoliv - poznámky, maily, úkoly a podobně. Když budete chtít, můžete na jednotlivé listy papíru psát i svůj vnitrofiremní blog - to jen aby byla analogie s mou původní představou o infologu kompletní.

Jeden samostatný, izolovaný list papíru však není v papírové kanceláři prakticky k ničemu, i když jich budete mít velkou hromadu. Ani svůj vnitrofiremní blog jistě nebudete ukládat na kupu jiných papírů na svém pracovním stole. Váš blog - důležitá součást vaší firemní kultury - by se na vašem stole ztratil mezi obchodními nabídkami, vytištěnými maily, fotografiemi rodiny a reklamními letáčky z místního hypermarketu. Občas sice někdo svou práci takto organizuje, ale většina soudných lidí si uloží svůj zápis ve svém papírovém blogu do šanonu s nápisem "Blog" a ten postaví do police s nálepkou "Vnitrofiremní dokumenty".

Na jiný list papíru ve vaší papírové kanceláři pro změnu vytisknete třeba obchodní mail a uskladníte je ve složce s nápisem "Projekt Manhattan".

Na další list papíru (tentokrát však ve formátu malého žlutého lístečku) si napíšete "Zítra koupit centrifugu" a přilepíte si jej na okraj monitoru, abyste na svůj nákup nezapomenuli.

Infolog v EGroupware funguje úplně stejně.

Jeden záznam v infologu hraje ve vaší bezpapírové kanceláři v EGroupware stejnou roli, jako list papíru či žlutý lísteček na okraji monitoru. Roli složek, šanonů, pořadačů a nadepsaných polic pak v EGroupware obvykle přebírá část "Správce projektů" (tu si vysvětlíme v dalším díle tohoto seriálu).

Na rozdíl od skutečného listu papíru má však záznam v infologu některé vlastnosti, které papír v reálném světě postrádá:

Odkazy

Součástí informací uložených v jednom konkrétním záznamu v infologu je i informace o tom, do které složky (projektu) je tento záznam uložen (často jde o jediný odkaz). Záznam v infologu však může být připojen k prakticky libovolnému objektu v EGroupware, takže odkaz může vést třeba do kalendáře nebo do kontaktů.

Ve své praxi ukládám do infologu velice často maily s objednávkami, později pak k tomuto záznamu připojuji pracovní výkazy - i tyto výkazy pak mohu najít mezi odkazy konkrétního záznamu v infologu.

Infolog není ve světě EGroupware osamocený, většinou vždy od něj vedou nitky do jiných součástí EGroupware. Odkazy v infologu vám nabízejí jak pohled na tyto nitky, tak také možnost si tyto vazby-nitky vytvořit.

Pověření

EGroupware je prostředek pro řízení pracovního týmu. Proto je poměrně typickou rolí, kterou infolog v EGroupware zastupuje, role žlutého lístečku s úkolem přilepeného na okraji monitoru. Vedoucí pracovního týmu může přilepovat tyto žluté lístečky různým lidem (nejčastěji podřízeným). Součástí záznamu v infologu je proto také informace o tom, kdo je za splnění úkolu zodpovědný. Pověřená osoba vidí takový záznam jako úkol ve svém kalendáři (při přepnutí na denní pohled), případně může tento záznam vyhledat v seznamu infologu. Stejný žlutý lísteček pak visí i na monitoru vedoucího, který vydal pověření - díky tomu tak má vedoucí možnost kontrolovat práci svých podřízených.

Vazba na projekt

Správce projektů v EGroupware (probereme příště) slouží mimo jiné i ke sledování finanční a časové náročnosti projektu. Pro tyto potřeby je proto možné u každého záznamu zadat i předpokládanou cenu a potřebný čas.

Termíny

Jelikož infolog se velmi často používá pro přidělování úkolů a sledování termínů, je součástí každého záznamu i datum, kdy byl záznam vytvořen (nebo od kdy platí), a termín dokončení. Zároveň můžete u každého úkolu zadat stav (nadcházející, hotovo) a míru dokončení (v procentech). Termíny v infologu se promítají i do správce projektů.

Typ záznamu, kategorie

V infologu se rozlišují čtyři různé typy záznamů - úkol, mail, telefonát a poznámka. Prakticky se od sebe liší pouze svým stavem při založení (splněno × nesplněno) a ikonkami v přehledech, funkce záznamu zůstavají stejné.

Rozlišovat záznamy je vhodné například v kontaktech či projektech - jako telefonát označíte záznam "Bavil jsem se s panem X, probrali jsme dodávku kyseliny fluorovodíkové", jako poznámku text "Pan X miluje oříškovou čokoládu" a jako úkol nebo mail s termínem pro splnění pak záznam "Musíme dořešit cisternu a dát vědět panu X mailem."

Další prostředek pro rozlišení různých záznamů poskytují kategorie - vytvoříte-li si a zadáte pro své záznamy různé kategorie, usnadní vám to vyhledávání relevantních záznamů.

Odkazy

Jak vytvořit úkol z mailu
Různé pohledy na kalendář
Zadání úkolu do projektu
Jak připojit pracovní výkaz k úkolu

Verze pro tisk

pridej.cz

 

DISKUZE

Nejsou žádné diskuzní příspěvky u dané položky.



Příspívat do diskuze mohou pouze registrovaní uživatelé.
> Vyhledávání software
> Vyhledávání článků

28.11.2018 23:56 /František Kučera
Prosincový sraz spolku OpenAlt se koná ve středu 5.12.2018 od 16:00 na adrese Zikova 1903/4, Praha 6. Tentokrát navštívíme organizaci CESNET. Na programu jsou dvě přednášky: Distribuované úložiště Ceph (Michal Strnad) a Plně šifrovaný disk na moderním systému (Ondřej Caletka). Následně se přesuneme do některé z nedalekých restaurací, kde budeme pokračovat v diskusi.
Komentářů: 1

12.11.2018 21:28 /Redakce Linuxsoft.cz
22. listopadu 2018 se koná v Praze na Karlově náměstí již pátý ročník konference s tématem Datová centra pro business, která nabídne odpovědi na aktuální a často řešené otázky: Jaké jsou aktuální trendy v oblasti datových center a jak je optimálně využít pro vlastní prospěch? Jak si zajistit odpovídající služby datových center? Podle jakých kritérií vybírat dodavatele služeb? Jak volit vhodné součásti infrastruktury při budování či rozšiřování vlastního datového centra? Jak efektivně datové centrum spravovat? Jak co nejlépe eliminovat možná rizika? apod. Příznivci LinuxSoftu mohou při registraci uplatnit kód LIN350, který jim přinese zvýhodněné vstupné s 50% slevou.
Přidat komentář

6.11.2018 2:04 /František Kučera
Říjnový pražský sraz spolku OpenAlt se koná v listopadu – již tento čtvrtek – 8. 11. 2018 od 18:00 v Radegastovně Perón (Stroupežnického 20, Praha 5). Tentokrát bez oficiální přednášky, ale zato s dobrým jídlem a pivem – volná diskuse na téma umění a technologie, IoT, CNC, svobodný software, hardware a další hračky.
Přidat komentář

4.10.2018 21:30 /Ondřej Čečák
LinuxDays 2018 již tento víkend, registrace je otevřená.
Přidat komentář

18.9.2018 23:30 /František Kučera
Zářijový pražský sraz spolku OpenAlt se koná již tento čtvrtek – 20. 9. 2018 od 18:00 v Radegastovně Perón (Stroupežnického 20, Praha 5). Tentokrát bez oficiální přednášky, ale zato s dobrým jídlem a pivem – volná diskuse na téma IoT, CNC, svobodný software, hardware a další hračky.
Přidat komentář

9.9.2018 14:15 /Redakce Linuxsoft.cz
20.9.2018 proběhne v pražském Kongresovém centru Vavruška konference Mobilní řešení pro business. Návštěvníci si vyslechnou mimo jiné přednášky na témata: Nejdůležitější aktuální trendy v oblasti mobilních technologií, správa a zabezpečení mobilních zařízení ve firmách, jak mobilně přistupovat k informačnímu systému firmy, kdy se vyplatí používat odolná mobilní zařízení nebo jak zabezpečit mobilní komunikaci.
Přidat komentář

12.8.2018 16:58 /František Kučera
Srpnový pražský sraz spolku OpenAlt se koná ve čtvrtek – 16. 8. 2018 od 19:00 v Kavárně Ideál (Sázavská 30, Praha), kde máme rezervovaný salonek. Tentokrát jsou tématem srazu databáze prezentaci svého projektu si pro nás připravil Standa Dzik. Dále bude prostor, abychom probrali nápady na využití IoT a sítě The Things Network, případně další témata.
Přidat komentář

16.7.2018 1:05 /František Kučera
Červencový pražský sraz spolku OpenAlt se koná již tento čtvrtek – 19. 7. 2018 od 18:00 v Kavárně Ideál (Sázavská 30, Praha), kde máme rezervovaný salonek. Tentokrát bude přednáška na téma: automatizační nástroj Ansible, kterou si připravil Martin Vicián.
Přidat komentář

   Více ...   Přidat zprávičku

> Poslední diskuze

13.12.2018 10:57 / Jan Mareš
Re: zavináč

2.12.2018 23:56 / František Kučera
Sraz

5.10.2018 17:12 / Jakub Kuljovsky
Re: Jaký kurz a software by jste doporučili pro začínajcího kodéra?

20.9.2018 10:04 / Jan Ober
Jaký kurz a software by jste doporučili pro začínajcího kodéra?

20.9.2018 10:00 / Jan Ober
Re: Gimp

Více ...

ISSN 1801-3805 | Provozovatel: Pavel Kysilka, IČ: 72868490 (2003-2018) | mail at linuxsoft dot cz | Design: www.megadesign.cz | Textová verze