LINUXSOFT.cz Přeskoč levou lištu
Uživatel: Heslo:  
   CZUKPL

> EGroupware IV. - Kontakty, Infolog

Další obyčejnou částí s neobyčejnými vlastnosti v EGroupware jsou kontakty a infolog (úkoly, poznámky a podobně). Neobyčejnými se stávají díky propojení na ostatní uživatele a součásti EGroupware.

14.4.2011 00:00 | Petr Bravenec | Články autora | přečteno 4872×

Kontakty

Podobně jako u pošty, i kontaktů by se mohlo zdát, že nemohou nabídnout nic, co by nebylo součástí běžných poštovních programů. Bezkonkurenční nástroj, alespoň při srovnání se samostatnými poštovními klienty (Thunderbird), dělá z evidence kontaktů až integrace s ostatními komponentami EGroupware.

Užitečnou vlastností kontaktů v EGroupware je možnost vlastního rozšiřování. Ačkoli tvůrci EGroupware zabudovali do kontaktů úctyhodné množství položek, určitě byste při každodenním použivání přišli na množství dalších údajů, které byste chtěli evidovat. Je-li váš marketing postavený na obvolávání potenciálních zákazníků, jistě si své kontakty rozšíříte o data jako "První kontakt se zákazníkem", "Poslaná nabídka", "Ověření nabídky" či "Zákazník nemá zájem".

Jakmile se komunikace se zákazníkem dostane na vyšší úroveň, přestanou vám stačit i uživatelsky definované položky a začnete připojovat ke svému kontaktu další komponenty EGroupware, například záznamy v infologu.

Infolog

Když jsem se poprvé setkal s EGroupware a začal jsem zkoumat jeho možnosti, termín "Infolog" mne dokonale zmátnul. Moje představa infologu byla, že jde o cosi ne zcela nepodobného blogu, snad jen s tím rozdílem, že jednotlivé záznamy nezačínají frází "Milý blogísku...", nýbrž "Zápis z jednání". Pletl jsem se.

Jak jsem začal do EGroupware pronikat, moje představa o infologu se začala měnit. Dnes si představuji jednotlivý záznam v infologu spíš jako list papíru, na který si můžete napsat či vytisknout prakticky cokoliv - poznámky, maily, úkoly a podobně. Když budete chtít, můžete na jednotlivé listy papíru psát i svůj vnitrofiremní blog - to jen aby byla analogie s mou původní představou o infologu kompletní.

Jeden samostatný, izolovaný list papíru však není v papírové kanceláři prakticky k ničemu, i když jich budete mít velkou hromadu. Ani svůj vnitrofiremní blog jistě nebudete ukládat na kupu jiných papírů na svém pracovním stole. Váš blog - důležitá součást vaší firemní kultury - by se na vašem stole ztratil mezi obchodními nabídkami, vytištěnými maily, fotografiemi rodiny a reklamními letáčky z místního hypermarketu. Občas sice někdo svou práci takto organizuje, ale většina soudných lidí si uloží svůj zápis ve svém papírovém blogu do šanonu s nápisem "Blog" a ten postaví do police s nálepkou "Vnitrofiremní dokumenty".

Na jiný list papíru ve vaší papírové kanceláři pro změnu vytisknete třeba obchodní mail a uskladníte je ve složce s nápisem "Projekt Manhattan".

Na další list papíru (tentokrát však ve formátu malého žlutého lístečku) si napíšete "Zítra koupit centrifugu" a přilepíte si jej na okraj monitoru, abyste na svůj nákup nezapomenuli.

Infolog v EGroupware funguje úplně stejně.

Jeden záznam v infologu hraje ve vaší bezpapírové kanceláři v EGroupware stejnou roli, jako list papíru či žlutý lísteček na okraji monitoru. Roli složek, šanonů, pořadačů a nadepsaných polic pak v EGroupware obvykle přebírá část "Správce projektů" (tu si vysvětlíme v dalším díle tohoto seriálu).

Na rozdíl od skutečného listu papíru má však záznam v infologu některé vlastnosti, které papír v reálném světě postrádá:

Odkazy

Součástí informací uložených v jednom konkrétním záznamu v infologu je i informace o tom, do které složky (projektu) je tento záznam uložen (často jde o jediný odkaz). Záznam v infologu však může být připojen k prakticky libovolnému objektu v EGroupware, takže odkaz může vést třeba do kalendáře nebo do kontaktů.

Ve své praxi ukládám do infologu velice často maily s objednávkami, později pak k tomuto záznamu připojuji pracovní výkazy - i tyto výkazy pak mohu najít mezi odkazy konkrétního záznamu v infologu.

Infolog není ve světě EGroupware osamocený, většinou vždy od něj vedou nitky do jiných součástí EGroupware. Odkazy v infologu vám nabízejí jak pohled na tyto nitky, tak také možnost si tyto vazby-nitky vytvořit.

Pověření

EGroupware je prostředek pro řízení pracovního týmu. Proto je poměrně typickou rolí, kterou infolog v EGroupware zastupuje, role žlutého lístečku s úkolem přilepeného na okraji monitoru. Vedoucí pracovního týmu může přilepovat tyto žluté lístečky různým lidem (nejčastěji podřízeným). Součástí záznamu v infologu je proto také informace o tom, kdo je za splnění úkolu zodpovědný. Pověřená osoba vidí takový záznam jako úkol ve svém kalendáři (při přepnutí na denní pohled), případně může tento záznam vyhledat v seznamu infologu. Stejný žlutý lísteček pak visí i na monitoru vedoucího, který vydal pověření - díky tomu tak má vedoucí možnost kontrolovat práci svých podřízených.

Vazba na projekt

Správce projektů v EGroupware (probereme příště) slouží mimo jiné i ke sledování finanční a časové náročnosti projektu. Pro tyto potřeby je proto možné u každého záznamu zadat i předpokládanou cenu a potřebný čas.

Termíny

Jelikož infolog se velmi často používá pro přidělování úkolů a sledování termínů, je součástí každého záznamu i datum, kdy byl záznam vytvořen (nebo od kdy platí), a termín dokončení. Zároveň můžete u každého úkolu zadat stav (nadcházející, hotovo) a míru dokončení (v procentech). Termíny v infologu se promítají i do správce projektů.

Typ záznamu, kategorie

V infologu se rozlišují čtyři různé typy záznamů - úkol, mail, telefonát a poznámka. Prakticky se od sebe liší pouze svým stavem při založení (splněno × nesplněno) a ikonkami v přehledech, funkce záznamu zůstavají stejné.

Rozlišovat záznamy je vhodné například v kontaktech či projektech - jako telefonát označíte záznam "Bavil jsem se s panem X, probrali jsme dodávku kyseliny fluorovodíkové", jako poznámku text "Pan X miluje oříškovou čokoládu" a jako úkol nebo mail s termínem pro splnění pak záznam "Musíme dořešit cisternu a dát vědět panu X mailem."

Další prostředek pro rozlišení různých záznamů poskytují kategorie - vytvoříte-li si a zadáte pro své záznamy různé kategorie, usnadní vám to vyhledávání relevantních záznamů.

Odkazy

Jak vytvořit úkol z mailu
Různé pohledy na kalendář
Zadání úkolu do projektu
Jak připojit pracovní výkaz k úkolu

Verze pro tisk

pridej.cz

 

DISKUZE

Nejsou žádné diskuzní příspěvky u dané položky.



Příspívat do diskuze mohou pouze registrovaní uživatelé.
> Vyhledávání software
> Vyhledávání článků

15.5.2017 23:50 /František Kučera
Máš rád svobodný software a hardware nebo se o nich chceš něco dozvědět? Zajímá tě DIY, CNC, SDR nebo morseovka? Přijď na sraz spolku OpenAlt, který se bude konat ve čtvrtek 18. května od 18:00 v Radegastovně Perón (Stroupežnického 20, Praha 5).
Přidat komentář

12.5.2017 16:42 /Honza Javorek
PyCon CZ, česká konference o programovacím jazyce Python, se po dvou úspěšných ročnících v Brně bude letos konat v Praze, a to 8. až 10. června. Na konferenci letos zavítá např. i Armin Ronacher, známý především jako autor frameworku Flask, šablon Jinja2/Twig, a dalších projektů. Těšit se můžete na přednášky o datové analytice, tvorbě webu, testování, tvorbě API, učení a mentorování programování, přednášky o rozvoji komunity, o použití Pythonu ve vědě nebo k ovládání nejrůznějších zařízení (MicroPython). Na vlastní prsty si můžete na workshopech vyzkoušet postavit Pythonem ovládaného robota, naučit se učit šestileté děti programovat, efektivně testovat nebo si v Pythonu pohrát s kartografickým materiálem. Kupujte lístky, dokud jsou.
Přidat komentář

2.5.2017 9:20 /Eva Rázgová
Putovní konference československé Drupal komunity "DrupalCamp Československo" se tentokrát koná 27. 5.2017 na VUT FIT v Brně. Můžete načerpat a vyměnit si zkušenosti z oblasti Drupalu 7 a 8, UX, SEO, managementu týmového vývoje, využití Dockeru pro Drupal a dalších. Vítáni jsou nováčci i experti. Akci pořádají Slovenská Drupal Asociácia a česká Asociace pro Drupal. Registrace na webu .
Přidat komentář

1.5.2017 20:31 /Pavel `Goldenfish' Kysilka
PR: 25.5.2017 proběhne v Praze konference na téma Firemní informační systémy. Hlavními tématy jsou: Informační systémy s vlastní inteligencí, efektivní práce s dokumenty, mobilní přístup k datům nebo využívání cloudu.
Přidat komentář

15.4.2017 15:20 /František Kučera
Máš rád svobodný software a hardware nebo se o nich chceš něco dozvědět? Zajímá tě IoT a radiokomunikace? Přijď na sraz spolku OpenAlt, který se bude konat ve středu 19. dubna od 18:30 v Šenkovně (Sokolská 60, Praha 2).
Přidat komentář

5.3.2017 19:12 /Redakce Linuxsoft.cz
PR: 23. března proběhne v Praze konferenci na téma Cloud computing v praxi. Hlavními tématy jsou: Nejžhavější trendy v oblasti cloudu a cloudových řešení, Moderní cloudové služby, Infrastruktura současných cloudů, Efektivní využití cloudu, Nástrahy cloudových řešení a jak se jim vyhnout.
Přidat komentář

27.2.2017 22:12 /František Kučera
Pozvánka na 137. sraz OpenAlt – Praha: Tentokrát jsme si pro vás připravili neobvyklou akci. Ve středu 1.3. v 17:30 nás přivítá sdružení CZ.NIC ve svých prostorách v Milešovské ulici číslo 5 na Praze 3, kde si pro nás připravili krátkou prezentaci jejich činnosti. Následně navštívíme jejich datacentrum pod Žižkovskou věží. Provedou nás prostory, které jsou běžnému smrtelníkovi nedostupné!
Po ukončení prohlídky se všchni odebereme do hostince U vodoucha, Jagelonská 21, Praha 3 pochutnat si na některém z vybraných piv či dát si něco na zub. Rezervaci máme od 19:30, heslo je OpenAlt.
Ale pozor! Do prostor datového centra máme omezený přístup, dostane se tam pouze 10 lidí! Takže kdo přijde dříve, ten má přednost, a občanky s sebou! Kdo nebude chtít na prohlídku datového centra, může se pomalu přesunout do hostince U vodoucha a u nepřeberné nabídky piv počkat na ostatní.
Přidat komentář

18.1.2017 0:49 /František Kučera
Členové a příznivci spolku OpenAlt se pravidelně schází v Praze a Brně. Fotky z pražských srazů za uplynulý rok si můžete prohlédnout na stránkách spolku. Příští sraz se koná už 19. ledna – tentokrát je tématem ergonomie ovládání počítače – tzn. klávesnice, myši a další zařízení. Také budete mít příležitost si prohlédnout pražský hackerspace Brmlab.
Přidat komentář

   Více ...   Přidat zprávičku

> Poslední diskuze

1.8.2017 7:32 / Cassidy
structural consultants

30.7.2017 11:12 / Jaromir Obr
Národní znaky

27.7.2017 12:24 / Jaromir Obr
Cteni/zapis

26.7.2017 21:12 / Jaromir Obr
Podminka

15.6.2017 9:34 / Ondřej Havlas
php,

Více ...

ISSN 1801-3805 | Provozovatel: Pavel Kysilka, IČ: 72868490 (2003-2017) | mail at linuxsoft dot cz | Design: www.megadesign.cz | Textová verze